Como lançar uma despesa?

De Wiki Acolweb
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Com o Acolweb você lança as despesas do condomínio de forma simples e rápida, e com a repetição das despesas, com apenas um cadastro o sistema cria automaticamente as despesas para o ano todo ou pelo período que você desejar, tornando mais fácil e diminuindo o seu tempo e trabalho.


Veja como é simples, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu FINANCEIRO em seguida clique na opção CONTAS A PAGAR para abrir a tela de lançamentos de DESPESAS. Para lançar uma despesa clique no botão ADICIONAR DESPESA.


ATENÇÃO: Para registrar uma despesa e fazer um PAGAMENTO a um fornecedor, funcionário ou até mesmo um morador, é necessário que esta pessoa ou empresa esteja cadastrada no sistema como um FORNECEDOR.


2. No primeiro campo você precisa informar para qual FORNECEDOR você irá pagar esta despesa. Em seguida, você precisa informar uma descrição para esta despesa. Esta descrição aparecerá nos relatórios.


Atenção: O Acolweb guarda as descrições que você cadastra para que num próximo lançamento você não precise digitar novamente, basta iniciar a digitação que o sistema sugere as descrições anteriormente cadastradas.


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3. Depois de colocar a descrição, informe o VALOR TOTAL da despesa. No campo seguinte informe de qual CONTA (bancária ou virtual) o valor será debitado para fazer o pagamento desta despesa.

Rateio de despesas

4. No próximo passo você deve informar se esta despesa será RATEADA entre os moradores ou se é apenas um lançamento de despesa.

O Sistema Acolweb possui 3 formas de dividir as despesas entre as unidades.


IMPORTANTE: Se você selecionar a opção de Ratear (Igualitário, Percentual ou Fração Ideal), a despesa será dividida entre os moradores conforme a configuração de cada forma de rateio no momento que você gerar a COMPOSIÇÃO DE COBRANÇA.


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Na sequência é necessário informar o TIPO DE PAGAMENTO.

Organize suas despesas

6. Para organizar as despesas e tornar seus relatórios mais claros, será necessário organizar as suas despesas em seu Plano de Contas e Centro de Custos, que já estão previamente estruturados com informações padrões do sistema. É importante lembrar que o plano de contas e o centro de custos vão facilitar a organização das suas contas e podem ser alterados a qualquer momento conforme a sua necessidade.

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7. Informe o mês e ano de Competência da despesa, ou seja, a referência. Este mês e ano serão a referência também para a geração da sua Cobrança em Lote. Em seguida informe o vencimento e se a despesa já foi paga, se sim, informe também a data de pagamento.

Repetir a despesa (recorrência)

8. Com esta opção você pode fazer com que o seu Acolweb repita este lançamento por quanto tempo desejar, mantendo os padrões das descrições e configurações feitas, alterando apenas o mês de competência conforme a sequência informada. Informe a recorrência e em seguida o número de vezes que deseja repetir.

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IMPORTANTE: Se você marcar o lançamento como PAGO, e mandar repetir, todos os lançamentos seguintes também serão marcados como pago.

DICA: Crie os lançamentos recorrentes como NÃO PAGOS e em seguida de a baixa manualmente. 

Você ainda pode marcar para essa despesa ser apresentada no calendário do condomínio, e também anexar um documento digitalizado de referência, como por exemplo: Nota fiscal, Recibo, Boleto, etc.

Para finalizar preencha os campos seguintes e clique no botão Btn-Salvar.jpg